Criar e gerenciar um evento

Vá em Eventos e clique em Novo evento. São quatro passos: Básico, Local, Requisitos e Revisão.

No primeiro, você informa o título, uma descrição (opcional, mas ajuda o piloto a entender o que é a operação), o tipo de local e as datas de início e fim. Fora dessa janela o evento aparece como encerrado.

São três opções, e a escolha muda o que o sistema exige dos pilotos.

Externo — Voo a céu aberto. Campo de futebol, estádio sem cobertura, praia, fazenda, autódromo. A operação ocupa espaço aéreo, então o cálculo de zona de restrição vale para todos os inscritos.

Interno — Espaço confinado. Centro de convenções, ginásio fechado, galpão, pavilhão. Voo dentro de estrutura coberta e fechada não ocupa espaço aéreo, então não exige coordenação com o DECEA — o sistema pula o cálculo inteiro.

Misto — Parte coberta e parte externa. Uma feira com pavilhão e pátio, um autódromo com boxes e pista. Aqui cada piloto declara, na inscrição dele, onde vai operar. Quem marcar só a área interna não recebe cobrança de coordenação; quem marcar a área externa entra no cálculo normalmente.

No passo Local, busque o endereço (ou clique no mapa) e confirme em Selecionar. É deste ponto que sai o cálculo de quais aeródromos exigem Termo de Coordenação.

Logo abaixo, dois números que orientam os pilotos sem travar ninguém:

• Altura máxima pretendida — o teto que você pretende para o evento. Define o alcance desenhado no mapa e aparece na tela do piloto como orientação. Cada piloto ainda declara a própria altura na inscrição, e o cálculo do Termo é individual. 120 m é o teto da categoria Aberta.
• Raio da área de operação — a área em que os drones vão operar, a partir do ponto marcado. Delimita o evento no mapa.

Assim que o ponto é escolhido, o mapa mostra os aeródromos e helipontos do entorno com o raio de coordenação de cada um, e uma lista amarela diz quantos exigem coordenação até a altura pretendida. Clique em Vincular todos — ou vincule um a um — e, se faltar algum, acrescente pela busca por ICAO, nome ou cidade.

No passo Requisitos, marque o que você vai conferir de cada piloto antes de autorizar. A lista tem nove itens: os documentos do drone (Certidão SISANT, seguro RETA, homologação ANATEL), os do operador (Declaração de Aprovação de Piloto Remoto, documento de identidade, seguro de responsabilidade) e os de operação (Análise de Risco ARO ou SORA, Plano de Voo, autorização SARPAS).

Ainda neste passo, quatro campos opcionais que valem a pena conhecer:

Limite de vagas — Quando as inscrições autorizadas chegam ao número, o formulário público fecha sozinho.

Prazo de inscrição — Data em que o formulário para de aceitar novas inscrições. Serve para você ter tempo de conferir a documentação antes do evento.

Grupo de WhatsApp — Cole o link do grupo. Se marcar Entrada no grupo é obrigatória, o piloto precisa confirmar que entrou para completar a inscrição, e a confirmação vira um item do checklist dele.

Briefing — Regras, horários e procedimentos do evento. Se preenchido, o piloto declara que leu, com data e hora registradas — e isso também aparece no checklist como "Aceite do briefing".

No passo Revisão, confira o resumo e clique em Criar evento. Ele nasce como rascunho.

Todo evento nasce como rascunho: só você o enxerga, e o link público ainda não funciona. Isso te dá espaço para ajustar sem que ninguém veja pela metade.

Quando estiver pronto, clique em Publicar no painel do evento. Aparece então o link de inscrição, o botão Copiar e um QR Code que você pode baixar em PNG para colar no regulamento, no e-mail de convite ou num cartaz na entrada.

Quem abrir o link não precisa ter conta no DroneCoord — o próprio formulário pede o e-mail e manda um acesso sem senha.

O painel é o seu centro de comando. Além do link, ele mostra quantos pilotos estão autorizados e aguardando, os incidentes abertos e o status do evento; os aeródromos vinculados; e os atalhos para tudo o que vem a seguir.

Precisa mudar alguma coisa? Editar, no canto superior direito, reabre todos os campos — inclusive aeródromos, requisitos e briefing. No fim da tela de edição fica Excluir evento, que apaga o evento com todas as inscrições, avisos e mensagens. Não tem volta.

Vai repetir o evento? Duplicar, ao lado de Editar (e também no card da lista de eventos, mesmo para os encerrados), cria um novo rascunho com a mesma configuração: título com "(cópia)", local, datas, requisitos, briefing, grupo e aeródromos vinculados. Inscrições, mural, conversa e incidentes não vêm junto, e o link de inscrição é novo. Você cai direto na cópia: ajuste as datas, publique e compartilhe o link novo.

Conforme os pilotos se inscrevem, eles caem na Fila de pilotos, separada em quatro abas: Aguardando, Em correção, Autorizados e Recusados.

Cada inscrição mostra o nome do piloto e a altura que ele declarou. Clique em Revisar documentos para abrir o checklist item a item: o que está anexado aparece com visto verde, o que falta com marca vermelha, e os Termos de Coordenação exigidos aparecem por aeródromo, com a distância e a zona que o voo dele intersecta.

Repare nas caixas amarelas «O piloto informou: …». Quando o piloto não tem um documento, ele pode marcar Não tenho e escrever o motivo. A justificativa não satisfaz o requisito — o item continua pendente — mas você lê o motivo e decide.

É aqui que a verificação acontece de verdade. Você não abre PDF por PDF às cegas: a tela já te diz quem está pronto e quem não está.

Com o checklist aberto, cada requisito que tem documento anexado ganha o botão Abrir, que mostra o PDF. É aqui que você confere de verdade: a certidão está válida? o seguro é deste drone? a foto do documento está legível?

Achou problema? Clique em Apontar naquele item, escreva o que está errado e confirme em Salvar apontamento. O item ganha uma bandeira vermelha com o seu texto (a lixeira ao lado desfaz o apontamento enquanto o piloto não reenviou). Você pode apontar quantos itens quiser antes de agir.

Repare também na caixa Anexos sem tipo definido, no fim do checklist: são arquivos que o piloto enviou como "Outro". Eles não contam para nenhum requisito — abra para ver se resolvem algum item pendente.

Com pelo menos um apontamento, aparece o botão Devolver para correção. O piloto recebe um e-mail com a lista do que precisa ajustar, corrige e reenvia — a inscrição volta para a sua fila.

A aba Em correção mostra quem está com a bola do lado do piloto. Enquanto a inscrição estiver ali, ela não consta na lista de autorizados.

Com a documentação conferida, clique em Autorizar. O piloto passa para a aba Autorizados e entra na lista oficial do evento.

Para recusar, clique em Recusar e escreva o motivo. O piloto lê o motivo — então escreva algo que ajude, não só "não aprovado".

Na aba Autorizados cada piloto tem mais três ações:

• Fazer check-in — marca que o piloto chegou no dia. Serve para a portaria e para você saber quem de fato apareceu.
• Desautorizar — devolve a inscrição para Aguardando. Use quando algo mudou (documento venceu, piloto trocou de drone). O check-in cai junto.
• Excluir inscrição — remove o piloto do evento de vez.

Com vários drones no mesmo lugar, o que evita acidente é cada um voar na sua vez. Em Janelas de voo, no painel do evento, você divide a janela do evento em slots.

Distribuir automaticamente — Informe os minutos por piloto e o intervalo entre slots, clique em Distribuir e o sistema fatia o período do evento em sequência, na ordem da lista de autorizados.

Ajuste manual — Cada piloto tem início e fim editáveis. Mude o que precisar e clique em Salvar ajustes. Confira se duas janelas não ficaram sobrepostas — a distribuição automática já sai sem sobreposição, o ajuste à mão é por sua conta.

Evento grande não se organiza sozinho. Em Equipe, adicione co-organizadores pelo e-mail — a pessoa precisa já ter conta no DroneCoord. Dois papéis:

• Gerente faz quase tudo que você faz: edita o evento, autoriza e recusa pilotos, aponta problemas em documentos, publica avisos, distribui janelas, desenha o mapa e faz check-in.
• Visualizador apenas acompanha: vê a fila, mas não age.

Você, que criou o evento, é o Dono. Só o dono publica, exclui o evento, exclui inscrições e gerencia a equipe.

Em Mapa, delimite a área máxima de voo, os pontos de pouso e decolagem e as referências do local. A barra de ferramentas tem círculo, retângulo, seta, pin e texto — e dá para usar uma imagem de fundo (planta, croqui, foto) no lugar do mapa.

Clique em Salvar mapa. A imagem salva aparece para todos os pilotos inscritos na tela deles, junto do briefing.

O mural de avisos é o canal de um-para-todos: mudança de horário, alteração de pista, previsão de chuva, briefing de segurança. Ao publicar, você pode marcar para enviar também por e-mail aos pilotos autorizados — use isso para o que é urgente, e deixe o resto só no mural.

A conversa é um-para-um com cada piloto inscrito: clique em Conversar na fila, ou responda pelo bloco Mensagens do painel. É onde você pede o documento que faltou, tira dúvida de horário ou combina o ponto de decolagem. Fica tudo registrado ali, em vez de se perder no WhatsApp.

Durante o evento, qualquer ocorrência com drone pode ser registrada em Incidentes: o que aconteceu, a gravidade (Baixa, Média, Alta ou Crítica) e a descrição. Os pilotos também reportam pela tela deles, e tudo cai na mesma lista.

A gravidade não é enfeite. Alta e Crítica disparam e-mail para você na hora. Registre queda, perda de enlace, pouso forçado, quase-colisão — mesmo o que terminou bem. É esse registro que você vai querer ter se alguém questionar a operação depois.

Resolveu? Clique em Marcar como resolvido — o contador de incidentes abertos no painel cai.

Em Lista de pilotos (PDF), gere a lista dos autorizados. Ela sai em folha deitada, com piloto, CPF, contato, aeronaves e código SISANT, situação dos requisitos e uma coluna de presença para marcar à caneta na portaria.

O CPF sai mascarado — no formato 123.***.***-01. Essa lista circula fisicamente, passa pela mão da segurança, fica em cima de uma mesa. Não faz sentido espalhar CPF inteiro por aí só para conferir identidade.

Precisa dos dados completos numa planilha? Exportar CSV baixa todas as inscrições, com o CPF inteiro — esse arquivo só você baixa, então trate-o como dado pessoal.